Danışan takibi: Excel mi, diyetisyen programı mı?
KlinikHesap ekibi · Güncelleme:
Çoğu diyetisyen işe Excel veya bir defterle başlar ve bunda yanlış bir şey yoktur: ücretsizdir, herkes bilir. Sorun, danışan sayısı arttıkça aynı bilginin birkaç yere yazılması ve bir yerde unutulmasıdır. Aşağıdaki karşılaştırma, hangi noktada geçiş yapmanın mantıklı olduğunu görmenize yardım eder.
Karşılaştırma
| Konu | Excel / defter | Diyetisyen programı |
|---|---|---|
| Başlangıç maliyeti | Yok denecek kadar az | Üyelik ücreti |
| Seans sayımı | Elle düşülür | Danışan gelince otomatik düşer |
| Randevu çakışması | Fark edilmeyebilir | Sistem uyarır |
| Ölçüm grafiği | Her danışana ayrı hazırlanır | Ölçüm girildikçe oluşur |
| Sekreterle paylaşım | Dosyayı gören her şeyi görür | Yetkiler role göre ayrılır |
| Telefondan erişim | Zahmetli, sürüm karışabilir | Her cihazda aynı güncel veri |
| Dosya kaybı | Bilgisayara ve yedeğinize bağlı | Bulutta saklanır |
| Değişiklik geçmişi | Genellikle yok | Kritik işlemler kayıt altında |
Excel ne zaman yeter?
Yeni başlıyorsanız, haftada birkaç danışan görüyorsanız, sekreteriniz yoksa ve paket satmıyorsanız Excel bir süre işinizi görür. Dosyayı parola ile koruyun ve düzenli yedekleyin; danışan sağlık bilgisi içeren bir dosyanın korumasız durması hem riskli hem de KVKK açısından sorunludur.
Excel'in yetmediğini gösteren işaretler
- Danışanın kaç seansı kaldığını bulmak için birden fazla satıra bakıyorsunuz.
- Ay sonunda kimin ne kadar borcu olduğunu çıkarmak saatler alıyor.
- Sekreterinizle aynı dosyayı paylaşıyorsunuz ve sağlık notları da o dosyada.
- Aynı dosyanın “son”, “son2”, “güncel” adlı kopyaları oluştu.
- Danışanın ilerlemesini göstermek istediğinizde grafiği ayrıca hazırlıyorsunuz.
Programa sorunsuz geçiş için 5 adım
- Yalnızca aktif danışanlarla başlayın. Eski kayıtların hepsini ilk gün taşımak zorunda değilsiniz.
- Paketlerinizi tanımlayın. Seans sayısı, fiyat ve geçerlilik süresini bir kez girin.
- Kalan seansları ve borçları girin. Geçiş gününün en kritik bilgisi budur.
- Açılış bakiyesini yazın. Kasa ve banka hesabınızı o günkü tutarla başlatın.
- Bir hafta iki sistemi birlikte kullanın. Tutarlılığı görünce Excel'i bırakın; eski dosyayı güvenli şekilde saklayın ya da imha edin.
KlinikHesap danışan takibi bu geçiş için tasarlandı: danışan kartı, ölçüm grafiği ve paketler aynı yerde durur. Hesabınızı biz açar, ilk adımlarda yanınızda oluruz.